Lavorare da casa non significa lavorare in smartworking per questo molte aziende hanno avuto delle difficoltà da affrontare soprattutto all’inizio della pandemia. Motivare un team lavora da casa o in smartworking infatti richiede delle attenzioni diverse che vediamo in questo articolo.

Questa epidemia ha cambiato e continuerà a cambiare la cultura delle imprese. Molti sondaggi hanno confermato che le nuove abitudini stanno modificando le  preferenze delle persone sulla modalità di lavoro.

Il vero smartworking è un lavoro che si organizza per obiettivi in cui le persone sono autonome e responsabili dei propri risultati e soprattutto lo scelgono. Adattarsi alle necessità attuali richiede un grande sforzo innovativo e un cambio agile ed emotivo da parte delle imprese.

Cosa può creare stress e abbassare la produttività? Vediamo alcuni esempi.

• Essere obbligati a lavorare da casa (quando siamo costretti ci sentiamo meno liberi)
• Non avere le comodità che si hanno in ufficio (lavorare con il proprio PC, non avere la stampante o non avere una sedia ortopedica)
• Stare senza i colleghi di ufficio (comunicazione meno efficiente, sentirsi soli)
• Avere poca comunicazione virtuale, online (abbiamo bisogno anche del contatto umano)
• A volte, le numerose chiamate o riunioni con il team possono ridurre il tempo per svolgere le proprie mansioni ma è anche importante farle per migliorare la comunicazione.
• Difficoltà a conciliare la vita domestica e professionale (soprattutto per chi non è abituato può essere difficile oppure può sembrare di non staccare mai la spina)
• Gestione dei figli (piccoli o grandi, anche loro non stanno vivendo un momento facile. Mai come in questo periodo è essenziale capirsi e costruire relazioni armoniose)
• Preparazione dei pranzi (prima si mangiava con i colleghi, ora bisogna preparare sia pranzo che cena anche per la nostra famiglia)

Coordinare vita e lavoro in questo periodo è stato una grande sfida.

Saper gestire un team in smartworking significa anche aiutare i colleghi ad auto motivarsi e contribuire con stimoli positivi ai risultati del lavoro.

Spesso una comunicazione sbagliata di un collega o una lamentela può spegnerci o farci lavorare con più stress. Quindi il primo consiglio per motivare un team in smartworking è:

1. Creare una comunicazione empatica. 

Ognuno sta affrontando i suoi problemi personali e per questo dovremmo essere più empatici l’uno con l’altra. Più specificatamente possiamo:

• Ascoltare i nostri colleghi senza interromperli
• Rileggere le comunicazioni che scriviamo su whatsapp per migliorarle (spesso siamo troppo presi da quello che vogliamo comunicare per la fretta e ci dimentichiamo d’introdurre il messaggio con un semplice “Ciao”/“Buongiorno” o concluderlo con un “Per favore”/”Grazie”.
• Trasmettere loro una buona energia
• Ridere spesso con i colleghi per ridurre lo stress)  
• Inviare un messaggio o un video breve di motivazione alla chat di gruppo
• Non intasare i colleghi con i messaggi, soprattutto se sono allarmanti o portano a distrazioni inutili
• Aiutare un collega che vediamo in difficoltà anche con una semplice chiacchierata
• Stare attenti a non pressare

Queste piccole strategie aiutano a motivare il team in smartworking.

2. Confrontarsi

Possiamo scoprire delle strategie che facilitano il lavoro in casa. Confrontiamoci con il team. Un’idea di una persona può ridurre lo stress a un’altra o a tutto il team.

• Si potrebbero organizzare delle video chiamate o per capire le problematiche che ognuno sta affrontando e questa strategia unisce tantissimo il gruppo aumentando la fiducia.
• Il confronto serve anche per capire quali sono i migliori processi organizzativi e comunicativi da adottare in smartworking.

3. Lavorare per obiettivi e monitorarli

Il lavoro per obiettivi è stimolante e aiuta le persone a crescere. Questo periodo può essere molto utile per apprendere metodi che saranno sempre utili nella vita.

4. Aumentare la produttività con tecniche di auto motivazione

Come dicevamo all’inizio, è importante che ognuno si auto motivi. Lavorando da casa con una libertà limitata fuori può portare a poca motivazione sullo sport, sull’alimentazione sana o verso un proprio interesse. Tutto questo può ridurre la lucidità e aumentare la pigrizia riducendo le performance nel lavoro. Potrebbe essere utile offrire un questionario per capire in quali ambiti della propria vita mancano maggiormente gli stimoli. Se ad esempio mancano nello sport, si potrebbero organizzare su zoom delle classi con un istruttore o vedersi a fine giornata con qualche collega per camminare in un parco o in città. Promuovere il movimento aiuta a motivare il team in smartworking.

Vediamo ora delle piccole strategie che aiutano l’auto motivazione:

• Preparati come se dovessi uscire. Se sei una donna abituata a uscire truccata, continua a farlo anche in casa soprattutto se lavori con le video chiamate. È molto stimolante anche indossare delle scarpe comode (pulite per camminarci in casa).
• Quando siamo stressati o annoiati aumentiamo l’uso dei social media senza rendercene conto. La dopamina è un neurotrasmettitore che si sviluppa ogni volta che entriamo nei social per il suo meccanismo di ricompensa del piacere –sulla novità che stiamo scoprendo-. Non avere il controllo però può ridurre il tempo e la produttività nel lavoro.
• Crea una tua routine prima d’iniziare a lavorare. La routine è abbastanza personale anche in base al momento che si sta vivendo. Puoi fare una doccia fredda, scrivere, leggere, meditare, camminare o fare sport prima d’iniziare a lavorare. Cerca di renderti impegnat@ con varie attività per la tua crescita
• Organizza bene la tua giornata. Puoi scrivere il giorno prima quello che vuoi fare il giorno dopo sia nel lavoro che nel tempo libero. Prima d’iniziare a lavorare puoi scrivere ogni compito su un post-it e metterlo via quando lo hai portato a termine.
• Se hai problemi con la gestione del tempo e vuoi aumentare la produttività puoi comprare il timer a pomodoro. Quando lo attivi suona ogni 25 minuti. È una tecnica potentissima per non distrarti.
• Fai qualcosa di nuovo. La novità e l’apprendimento creano sempre molta motivazione.
• Mangia sano ed equilibra la tua dieta per le difese immunitarie. Anche se ti piace fare gli spuntini approfittando che hai la cucina a due passi cerca di comprare cibi nutrienti. Ci sono degli alimenti che se presi in quantità aumentano l’impulsività come il caffè, te o zuccheri.
• Crea un ufficio domestico sempre pulito e ordinato. Cura la postura mentre lavori assicurandoti di sederti in una sedia ortopedica e di avere il computer a un’altezza corretta rispetto agli occhi. Ci sono anche degli sgabelli bassi creati per poggiare i piedi utili per la schiena.
• Ogni ora chiudi gli occhi per un minuto e alzati per stirarti e camminare per pochi secondi.
• Organizza momenti sociali con i tuoi conviventi e incontri con gli amici (se in zona rossa organizza incontri virtuali).

È più facile motivare un team in smartworking quando stimoliamo le singole persone.

In questo articolo puoi leggere altre strategie: https://guendalinatroiani.com/guida-per-gestire-i-conflitti-emotivi-e-lansia-durante-la-quarantena/

• Formare significa aumentare le performance e la leadership

Leggi qui il mio articolo: Come gestire un team: 7 consigli utili.

Soprattutto in questo periodo la formazione sulle soft skills è molto utile per motivare il team in smart working. Si può anche creare una collaborazione con una figura come coach, motivatore, formatore per dare delle pillole formative settimanali anche brevi. Si possono sviluppare strategicamente percorsi per apprendere nuove metodi comunicativi  che saranno utili sia per il lavoro da casa che per quando si tornerà negli uffici. I risultati delle aziende dipendono sempre dalle capacità che hanno i team di usare le loro competenze. Svilupparle e apprenderne altre ha benefici enorme sia nella produttività individuale che nei risultati finali del lavoro. Si possono sviluppare le formazioni virtuali, online, presenziali e gli outdoor training.

Esistono i fondi interprofessionali che permettono una formazione finanziata a costo zero per le aziende. Basta iscriversi ai fondi per accedere a questa opportunità (puoi contattarmi e ti spiegherò come fare).

Abbiamo visto alcune strategie per motivare il team in smartworking e si possono applicare metodologie diverse secondo il tipo di azienda e le necessità.

Se hai bisogno di una consulenza puoi riservare la tua chiamata qui.